Chiedi all'Osservatorio
Chiedi all’Osservatorio è uno spazio dedicato a tutte le realtà aziendali, ai consulenti e agli avvocati che desiderano chiarimenti su aspetti legali e pratici dell’implementazione della normativa sul whistleblowing.
1. È possibile fornire un chiarimento sui canali di segnalazione?
2. Se non sono state ancora coinvolte le organizzazioni sindacali, è possibile procedere a posteriori?
È certamente necessario optare per un coinvolgimento ex post delle organizzazioni sindacali. L’interpretazione offerta dal dato normativo è nel senso di richiedere un’interlocuzione preventiva che consenta all’ente di ricevere eventuali osservazioni sull’implementazione del canale interno.
Per tale ragione, tale richiesta dovrebbe essere inviata al sindacato prima della delibera di approvazione dell’atto organizzativo (e.g.: modifica al modello organizzativo o adozione di apposita procedura) e dovrebbe indicare un congruo termine per la trasmissione di eventuali osservazioni.
In caso di mancato coinvolgimento, è necessario procedere con la menzionata informativa, e – laddove dovessero pervenire considerazioni da parte del sindacato – valutarne un loro recepimento, anche modificando la disciplina interna dell’ente.
Si ricorda – in ogni caso – che il parere espresso dai sindacati non ha valore vincolante. Si raccomanda, tuttavia, di motivare ogni soluzione eventualmente in contrasto con le indicazioni delle organizzazioni sindacali.
3. Quali responsabilità può avere l’organismo di vigilanza in relazione alla disciplina del whistleblowing?
Alla luce della nuova disciplina, è possibile che l’organismo assuma anche il ruolo di gestore delle segnalazioni effettuate attraverso il canale interno. A seguito di tale nomina, i membri dell’organismo possono essere esposti a conseguenze, di natura non penale. In particolare, il decreto (all’art. 21, comma 1, lett. b) prevede che l’Autorità Nazionale Anticorruzione possa applicare al responsabile una sanzione amministrativa pecuniaria quando accerta che non è stata svolta attività di verifica e analisi rispetto alle segnalazioni ricevute.
Le Linee guida emanate da Anac in data 12 luglio 2023 confermano che, in caso di inattività, il responsabile deve essere considerato il gestore delle segnalazioni.
4. Cosa si intende per “terza parte” nel paragrafo 2.5.1?
Per “terza parte” si intende il soggetto terzo (esterno) cui è affidato il compito di gestire il canale di segnalazione per conto di un soggetto giuridico del settore pubblico o privato.
Il riferimento si rinviene nell’ art. 4, comma 2, del d.lgs. 24/2023: “La gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero è affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato”.
5. È corretta l’interpretazione per cui la Società non può affidare ad alcuna società di consulenza esterna lo svolgimento delle indagini?
Non sembra emergere dalla lettura del decreto e delle linee guida ANAC alcuna limitazione in questo senso. Nella bozza delle linee guida ANAC si precisa anzi che gli accertamenti possono essere svolti “mediante il coinvolgimento di altre strutture interne all’amministrazione/ente o anche di soggetti specializzati esterni, in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali che risultano necessarie per il caso di specie”.
6. Nel caso in cui la società non fosse strutturata internamente e priva di figure in grado di assumere il ruolo di gestore delle segnalazioni, deve obbligatoriamente avviare una assunzione diretta?
7. Posso chiedere quali sono le posizioni interpretative della Commissione europea menzionate dall'Avv. Vulcano?
La Commissione Europea, con due note rispettivamente del 2 e 29 giugno 2021 ha fornito alcune precisazioni sull’art. 8 della Direttiva (UE) 2019/1937, par. 6 (“I soggetti giuridici del settore privato che hanno da 50 a 249 lavoratori possono condividere le risorse per il ricevimento delle segnalazioni e delle eventuali indagini da svolgere. Ciò non pregiudica l’obbligo imposto a tali soggetti dalla presente direttiva di mantenere la riservatezza, di fornire un riscontro e di affrontare la violazione segnalata”).
Prima della Direttiva n. 2019/1937, numerosi gruppi societari avevano deciso di introdurre il whistleblowing a livello aziendale tramite canali di segnalazione centralizzati. La Commissione quindi ha inteso rispondere con tali note agli interrogativi posti da associazioni datoriali di alcuni Paesi Membri, circa la perdurante conformità a seguito delle nuove norme europee dei canali centralizzati gestiti a livello di holding.
Per la Commissione l’art. 8, par. 6, della Direttiva ammette la possibilità, solo nelle imprese aventi una media di lavoratori compresa tra 50 e 249 (sia imprese non aventi legami tra loro sia imprese che appartengono allo stesso gruppo) di condividere le risorse per il ricevimento delle segnalazioni e per le eventuali indagini da svolgere. Nell’ambito dei gruppi di imprese ogni consociata dovrebbe comunque istituire un proprio canale di segnalazione specifico e rimane in capo a ogni singola società facente parte del gruppo la responsabilità di garantire la riservatezza, di mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e di fornire informazioni alla stessa.
Il fatto che ogni consociata debba dotarsi di un proprio canale non esclude il mantenimento anche del canale di gruppo. In tal caso, sempre secondo la Commissione, il whistleblower deve poter utilizzare solamente il canale locale oppure il canale di gruppo.
Laddove le imprese condividano le risorse per le eventuali indagini da svolgere, alla persona segnalante devono essere fornite chiare indicazioni sul fatto che la persona/dipartimento designato a livello centrale sarà autorizzata/o ad accedere alla segnalazione allo scopo di svolgere le necessarie indagini. La persona segnalante ha il diritto di opporsi a ciò, richiedendo che le condotte segnalate siano indagate solo a livello di controllata.
L’ANAC, con le Linee Guida in via di consultazione, ha cercato di bilanciare le disposizioni della normativa nazionale – che prevede genericamente la possibilità di avvalersi della condivisione del canale di segnalazione per tutti i soggetti che abbiano impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori non superiore a 249 (art. 4, comma 4, d.lgs. 24/2023: “I soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non superiore a duecentoquarantanove, possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione”) – con la posizione espressa dalla Commissione Europea sopra rappresentata, prevedendo, quindi, che i gruppi societari possano valutare soluzioni differenziate a seconda che si tratti di gruppi di medie o di grandi dimensioni.
8. Quali sono le conseguenze della mancata adozione del canale di segnalazione?
In caso di mancato recepimento delle novità introdotte dal d.lgs. 24/2023, è possibile:
- che il modello organizzativo di cui la società sia eventualmente dotata non sia considerato idoneo, e non possa quindi svolgere la sua funzione esimente della responsabilità amministrativa da reato;
- ANAC potrebbe irrogare le sanzioni pecuniarie previste dall’art. 21 del citato decreto;
- ogni eventuale segnalazione potrà essere direttamente inviata ad ANAC attraverso il canale esterno.
9. Il termine di tre mesi per fornire un riscontro al segnalante è vincolante?
ANAC ha già chiarito nelle proprie linee guida (delibera n. 311/2023) che il termine non è perentorio. Del resto, non diversamente da quanto accade per gli organi accertatori pubblici (ad esempio, la Procura della Repubblica), potrebbe accadere che le verifiche avviate a seguito della segnalazione richiedano tempi maggiori.
In questo caso, sarà comunque necessario fornire un riscontro (di carattere interlocutorio) al segnalante, fornendo una prima indicazione circa le attività svolte e indicando un ulteriore termine entro il quale auspicabilmente sarà comunicato l’esito finale dell’istruttoria.